Teletrabalho: problema ou solução?

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Pela primeira vez, muitas pessoas estão a ouvir falar de teletrabalho. Trabalho remoto, à distância, online, home office e nomadismo digital são termos associados a esta nova forma de trabalhar, sem estar dependente de um escritório físico, uma localização específica ou um horário rígido.

No nosso país, até agora, esta não era uma prática generalizada, pois muitos empresários têm resistido à mudança. A falta de confiança tem sido a principal razão, segundo a minha experiência e os relatos a que fui assistindo. É comum ouvir: «como é que eu sei se o meu funcionário está em casa a trabalhar ou a ver um filme? Não estou lá para controlar…».

Estes comentários demonstram um modelo de gestão antiquado e falta de liderança, além de um total desconhecimento das soluções tecnológicas que permitem ultrapassar estas questões e trabalhar remotamente com toda a transparência.

O facto é que existem exceções à regra, nalgumas indústrias já se tem vindo a normalizar o teletrabalho de forma global. Por exemplo, nas áreas da tecnologia e marketing, nos últimos anos assistimos a uma tendência crescente entre os profissionais e empresas, existindo já negócios nacionais e multinacionais que não têm um escritório físico.

Com a pandemia, que nos trouxe mudanças repentinas e drásticas, a maioria das empresas viu-se obrigada a fechar portas. Os negócios que tiveram hipótese de dar continuidade à sua atividade através da internet depararam-se com uma situação totalmente nova: continuar a trabalhar, mas com cada colaborador na sua casa.

Quem fala em empresas, fala também de organismos públicos e entidades, que não estavam preparados para a transformação digital «à bruta» que esta situação impôs. Um grande número de profissionais independentes também teve de se reinventar, repensar os seus modelos de negócio e formas de trabalhar.

O que é verdade é que hoje, com apenas 2 recursos (um computador e uma ligação à internet) é possível exercer muitas profissões, tendo competências para tal, claro. Este facto permitiu às empresas, pelo menos manter parte dos colaboradores ativos a partir de casa. Mas será tão simples assim?

Em primeiro lugar é necessário definir um espaço físico em casa, onde criar ou otimizar um espaço de trabalho. Não havendo a hipótese de ter uma divisão para escritório, devemos procurar um espaço onde o trabalho não se misture com outros momentos.

Para preservar o seu sono, evite levar o trabalho para o quarto, muito menos para cima da cama. O sofá não será a melhor opção ao nível da ergonomia e também é normalmente o espaço relacionado com o lazer, o descanso e a preguiça (a que também temos direito).

Se for possível, prepare uma secretária e uma cadeira confortável. Em alternativa, a minha sugestão vai para a mesa da sala de jantar (que é onde estou a escrever este artigo). O importante é ser um espaço neutro, que não precise de utilizar no dia a dia para outras tarefas.

Seguidamente, caso deseje manter a sua sanidade mental, comece a planear uma rotina adaptada a esta nova realidade, que na verdade ninguém sabe por quanto tempo se vai manter.

Levantar cedo (ok, pode dar uma margem pois já não perde tempo em deslocações, mas é importante não se deixar levar no tempo), manter os hábitos de higiene, trocar de roupa (Sim! Vestir-se é importante, para separar o tempo de dormir/relaxar, do tempo de trabalhar), tomar um pequeno-almoço nutritivo e entrar em «Modo trabalho», definindo horários de pausas, refeições e «saída».

Principalmente para quem tem filhos em casa, é necessário acordar com eles os horários em que está a trabalhar e não deve ser interrompido, e os horários em que está disponível para lhes dar atenção. Sei que não é fácil, mas é necessário se não quiser acabar a quarentena com um esgotamento.

Falando no assunto filhos, parece uma missão impossível conseguir trabalhar em casa, ao mesmo tempo que os miúdos (aborrecidos) têm trabalhos de casa para fazer e há todo um conjunto de tarefas diárias das quais não nos conseguimos livrar. É nesta situação que o teletrabalho se complica.

Sinto-o na pele, e tenho ajuda. Mas muitas famílias não têm, e é necessário haver flexibilidade das empresas, sabendo adequar a carga laboral e horários à realidade do colaborador. Pode acontecer que uma mãe solteira com um filho pequeno só consiga ter produtividade à noite, por exemplo.

Uma vez ao computador, é preciso fazer uma série de adaptações. O objetivo em mente deve ser conseguir focar-se numa tarefa de cada vez. É essencial evitar distrações e interrupções: evite telefonemas, que podem ser contraproducentes, e desligue todas as notificações de redes sociais e emails.

Pode mesmo desligar a internet no telemóvel quando se senta ao computador para trabalhar. Um hábito que também tenho, é o de ouvir música instrumental para me manter focada e num bom ritmo de trabalho. O Spotify é excelente para encontrar boas listas de música para trabalhar.

Caso necessite de estar em comunicação regular com a sua equipa, defina um canal de comunicação, de preferência um que não utilize para outros assuntos. É importante tomar esta decisão com a sua equipa e acordarem todos numa só plataforma.

A evitar: o Facebook Messenger ou Whatsapp (onde também estão os amigos e a família). A minha sugestão vai para o Slack, onde pode agrupar os assuntos/projetos/equipas por canais, partilhar ficheiros, entre outras funcionalidades.

É altura de deixar de depender do email para comunicação interna, reservando-o apenas para quando for mesmo necessário enviar uma comunicação mais formal, por exemplo para um cliente. Vai ver que pode poupar imenso tempo.

Falando em tempo, caso tenha dificuldade em se concentrar e ser produtivo, sugiro uma ferramenta que eu própria utilizo para me auto-disciplinar: o Toggl, uma aplicação que pode instalar no seu computador ou smartphone e que serve para definir períodos de tempo em que se concentra em cada tarefa.

O Toogl está programado para o método de gestão de tempo Pomodoro, que define o trabalho em períodos de 25 minutos, com 5 minutos de pausa intercalar. Aconselho mais leitura acerca desta técnica, especialmente útil para quem tem tendência a procrastinar.

Uma grande vantagem do Toogl é poder elaborar relatórios de horas investidas em cada tarefa/projeto/cliente, por exemplo caso tenha de reportar a um cliente ou superior hierárquico.

Mas não se perca nas mil tarefas que pode ter para executar, principalmente se já se foram acumulando nos primeiros dias em casa. Pode usar um simples papel e caneta, para definir prioridades. O que é que é mesmo importante? Comece por aí. Não se deixe levar apenas pelo que é mais urgente. Para gestão de tarefas e projetos faseados, sugiro implementar o Trello, ou o Asana. E, para partilha de ficheiros, sem dúvida o Google Drive.

Neste período de isolamento social, em que há uma carga negativa muito grande relacionada com os tempos que vivemos, é normal que muitas pessoas estejam desmotivadas, tristes, preocupadas e com medo.

De forma a levantar a moral de uma equipa e manter o bom ambiente e motivação, assim como facilitar a comunicação, é importante realizar videochamadas regulares. Há quem as faça diariamente para começar o dia, por exemplo. Para este intuito, existem inúmeras aplicações que podemos utilizar.

A minha sugestão vai para o Zoom, que é a ferramenta onde estou a dar os meus cursos online. Mas existem muitas alternativas, como o Microsoft Teams, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype ou mesmo o Facebook Messenger. Precisa apenas de uma câmara e microfone, mas no caso do seu computador não ter, qualquer smartphone serve (todas as aplicações têm versões móveis). Não seja tímido, o objetivo é estreitar as ligações entre as pessoas, para minimizar os efeitos psicológicos do isolamento social. No final vai-se sentir melhor!

Sim, hoje é possível trabalhar em equipa remotamente, muitas vezes com uma produtividade superior, principalmente se houver menos interrupções em casa do que no escritório.

Finalizo com palavras positivas para todos os que me lêem, sejam empresários, funcionários públicos ou privados: hoje, mais do que nunca, temos de ter empatia uns pelos outros. Vamos conseguir ultrapassar este desafio!

Rita Sampaio | Formadora e Consultora